Solicitação de Auxílio para Participação em Evento Científico

A CPG pode fornecer auxílio para apresentação de artigo em eventos científicos no Brasil ou no exterior. Recomendamos que os pedidos sejam encaminhados o mais cedo possível, pois existem prazos burocráticos a serem cumpridos em cada uma das fases.

Os eventos científicos são classificados pelo local de ocorrência como “Eventos no Brasil” ou “Eventos no Exterior”. Observem que essa classificação é diferente da abrangência do evento, que pode ser Nacional ou Internacional (um evento internacional que ocorre no Brasil está sujeito às regras de financiamento de eventos no Brasil).

A CPG tem procurado fornecer auxílio para todas as participações em eventos qualificados (com Qualis). Cabe ao aluno e orientador, em caso de evento não qualificado no passado, levantar e descrever as características que levariam o evento a ser classificado no Qualis.


1.  Recomendações:

Ao preencher sua solicitação de auxílio:

•   Procure fornecer todas as informações solicitadas no formulário.

•   Indique os valores totais de cada um dos itens que está solicitando. Mesmo que não seja possível cobrir totalmente um item, é importante saber seu valor   correto.

•   Se o evento não estiver no Qualis, indique todas as informações necessárias para calcular o seu conceito.

•   Envie o pedido de auxílio o mais cedo possível para a CPG. Se aprovado, compareça o mais rápido possível ao Setor Financeiro quando solicitado, pois mais informações suas serão requisitadas.

•   Faça inscrição na sociedade promotora do evento. Você estará se engajando numa comunidade de pesquisadores de sua área de interesse, além de diminuir o valor pago pela inscrição no evento.

•   Destaque, nos anexos, as informações relevantes. Ex.: destaque o seu artigo na listagem de artigos aceitos, destaque o valor da inscrição que está solicitando na tabela de preços de inscrições, etc.

•   Procure, junto com seu orientador, outras fontes de recursos para financiar parte de sua viagem, como reserva técnica do CNPq e FAPESP, auxílio do FAEPEX, etc.

•   Procure entrar em contato com outros alunos que também tiveram artigos submetidos para o mesmo evento. Vocês podem economizar se organizando e se programando em conjunto.


2.  Prazos e limites

• As solicitações de auxílio devem ser feitas com pelo menos 45 dias de antecedência, sempre que possível.

• Não há possibilidade de reembolso após o evento.

• Não há possibilidade de pagamento de auxílio para evento a ser realizado após a defesa da Tese/Dissertação (consulte sobre casos especiais).

• Caso o evento não seja qualificado, deve se anexar justificativa que indique qualidade suficiente para ser qualificado.

OBS: Recomenda-se que bolsistas com reserva técnica a usem nestes auxílios, ou justifiquem porque não podem usá-la.


3.  Itens Financiáveis

3.1.   Inscrição

Eventos no exterior

Embora não seja obrigatório no momento, a CPG recomenda fortemente que o aluno seja sócio de uma das instituições científicas promotoras do evento para fazer inscrição como sócio, cujo valor é menor. Futuramente a CPG pode vir a financiar apenas o valor de inscrição como sócio. Forma de comprovação: o aluno deve providenciar um recibo e o comprovante de participação no evento.

3.2.   Diárias

3.2.1. Evento no Brasil

Alunos de mestrado e doutorado no máximo 5 diárias.

3.2.2. Eventos no exterior

Alunos de mestrado no máximo 7 diárias (somente para eventos na América Latina) e alunos de doutorado 7 diárias (independente do País).

O número máximo de diárias não pode ser superior à duração do evento, salvo em caso de diárias no exterior onde podem ser pagas uma ou duas diárias a mais em casos excepcionais. Consulte a Tabela de Diárias (Obs: Os valores das diárias internacionais desta tabela encontram-se em dolar) para efetuar o cálculo de sua solicitação (utilize os itens demarcados  em cinza para o cálculo). Os valores nacionais contidos na Tabela de Diárias estão em Reais os internacionais em Dólares. As diárias devem ser usadas para custear hospedagem, alimentação, transporte e demais despesas do gênero. Forma de comprovação: comprovante de participação no evento.

3.3.   Transporte aéreo

Como o valor das passagens aumenta com a proximidade do evento, solicitamos que os alunos entrem em contato o mais rápido possível, após a liberação do auxílio, com o Setor Financeiro. Para a prestação de contas será necesário o boarding pass e o comprovante de participação no evento.

3.4.   Transporte terrestre

Utilizado para cobrir despesas extras de transporte. Não possui um limite máximo. Para a prestação de contas será necesário bilhetes e recibos.

Atenção: Por determinação da DGA, a CPG não pode efetuar reembolso de passagem aérea e inscrição já paga pelo aluno ou docente.

Uma vez autorizado um valor pela CPG, os recursos ficam bloqueados na conta do PROAP e qualquer recurso restante só será liberado após a prestação final de contas, impossibilitando o uso nesse intervalo.

Embora o dinheiro deva ser gasto por categorias, o valor liberado pela CPG não inclui as categorias em que o dinheiro deveria ser gasto. O aluno pode, então, realocar os recursos liberados em outras categorias diretamente com o setor financeiro.


4.  Procedimentos

4.1.   Documentos necessários

Enviar toda a documentação abaixo por e-mail para sec-pos@ic.unicamp.br. Colocar no assunto do e-mail “Solicitação de auxílio para Evento - <<Nome completo do aluno>>”.

4.1.1. Cópia do trabalho completo;

4.1.2. Comprovante de aceitação do trabalho;

4.1.3. Anúncio do evento, inclusive composição do Comitê de Programa;

4.1.4. Cópia do CPF e RG. Para viagens internacionais entregar também cópia do Passaporte;

4.1.5. Anexar prospecto do evento com valor da taxa de inscrição. Normalmente só são financiadas inscrições como estudante membro da sociedade organizadora.

4.1.6. Só serão concedidos auxílios a eventos qualificados (QUALIS). Se este evento não consta do site do QUALIS, você é responsável por fornecer todas as informações necessárias para a qualificação do evento, indicando conceito no local reservado. Clique aqui para verificar e informar qual o qualis do evento em que você participará.

Obs: Assim que a CPG determinar o valor do auxílio do IC, o aluno deverá encaminhar um anexo ao pedido realizado à PRP/FAEPEX para inclusão em seu processo de solicitação de auxílio junto a esse Orgão da Unicamp.

4.2.   Instruções

4.2.1. Preencher e assinar o Formulário de Viagem (obrigatório) – somente serão aceitos formulários digitados – Responsável: Aluno;

4.2.2. Enviar o formulário por e-mail para sec-dep@ic.unicamp.br (Secretaria de Departamentos do IC) – Responsável: Aluno;

4.2.3. Levar o formulário impresso à Secretaria de Departamentos do IC (Sala 71 - IC 2) para cadastramento do evento no SIPEX e ciência da solicitação – Responsável: Aluno e Secretaria de Departamentos;

4.2.4. Enviar todos os documentos necessários (item 4.1) em pdf para o e-mail sec-pos@ic.unicamp.br (Secretaria de Pós-Graduação). Colocar no assunto do e-mail “Solicitação de auxílio para Evento Científico - <<Nome completo do aluno>>”.;

4.2.5. Entregar somente o formulário original na Secretaria de Pós-Graduação com a ciência da Secretaria de Departamentos – Responsável: Aluno;

4.2.6. Incluir a solicitação na pauta da reunião da CPG subsequente à data de entrega para avaliação – Responsável: Secretaria de Pós-Graduação e CPG;

4.2.7. Caso autorizado, encaminhar solicitação ao Setor Financeiro do IC que por sua vez entrará em contato com o solicitante – Responsável: Secretaria de Pós-Graduação e Setor Financeiro do IC.

Observação importante: Parte dos recursos cedidos será obrigatoriamente utilizado pelo setor financeiro da secretaria de pós-graduação do IC para contratação de seguro de viagem, conforme normatização do CONSU. O valor de tal seguro tipicamente será menor que R$ 100,00.