Procedimentos e Formulários para Defesa de Mestrado e Doutorado

O processo de defesa de Mestrado e de Doutorado é a conclusão da trajetória do aluno no curso.
Todos os documentos e dados fornecidos durante o processo abaixo devem ser conferidos cuidadosamente pelo aluno e orientador.
Os prazos devem ser cumpridos para que tudo ocorra normalmente e que eventuais imprevistos possam ser sanados até a realização da defesa e sua posterior homologação.

Leia atentamente o roteiro abaixo. A maioria dos procedimentos iniciais dependem dos alunos e dos orientadores. Seguir as orientações permitirá que todo o processo transcorra com maior eficiência.

Antes de solicitar a defesa:

• O aluno dever ter cumprido todos os requisitos do Programa de Pós-Graduação;
• As eventuais coorientações existentes devem estar devidamente registradas no sistema SIGA – alguns pedidos de coorientação dependem de análise e aprovação da Comissão de Pós-Graduação (CPG) do IC e de trâmites administrativos que demandam tempo, tornando inviável o registro da coorientação se não for solicitada com antecedência.
• O aluno deve solicitar a verificação completa de sua situação acadêmica: enviar e-mail para sec-pos (@) ic.unicamp.br informando o seu nome completo (sem abreviações), RA, e o curso, solicitando a verificação de sua situação acadêmica para checagem dos requisitos obrigatórios, de acordo com o regulamento da Pós-Graduação;
• Alunos de Doutorado devem preencher o Formulário de Publicação, imprimir e entregar na Secretaria de Pós-Graduação devidamente assinado (pelo aluno e pelo orientador). Juntamente com a entrega do formulário o aluno deverá enviar os PDFs dos artigos citados por e-mail à secretaria.
• Alunos que apresentem o trabalho no formato alternativo devem preencher o Formulário de Formato Alternativo, imprimir e entregar na Secretaria de Pós-Graduação devidamente assinado (pelo aluno e pelo orientador). Juntamente com a entrega do formulário o aluno deverá enviar os PDFs dos artigos publicados ou submetidos que fazem parte do trabalho e as autorizações das editoras no caso de artigos publicados. Caso já tenha uma primeira versão da dissertação ou tese, deve enviá-la também para análise.
• Enviar Relatório de Verificação de Escrita Original (http://www.sbu.unicamp.br/sbu/cra/escrita_original/) conforme orientações da Instrução Normativa  da CPG 01/2021  acompanhada do formulário que deve ser preenchido e entregue assinado pelo orientador e pelo aluno. A ferramenta de verificação utilizada deve ser aplicada a uma versão do texto que contenha parte substancial do trabalho, excluída a bibliografia. Através do formulário assinado, orientador e aluno se comprometem a manter os níveis requeridos de similaridade nas revisões seguintes e principalmente na versão final. OBSs: 1) Recomendamos que seja selecionada a opção de não armazenar o arquivo submetido na base de dados do turnitin. 2) O prof. orientador tem acesso à ferramenta e pode conceder acesso ao aluno para enviar o relatório. 3) Há também um acesso que pode ser feito diretamente pelo aluno no link supracitado.

Ao solicitar a defesa tenha em mente:

• Prazos de solicitação de defesa:

• Não considerar o período de recesso de final de ano para a contagem do prazo de entrega de documentos na secretaria de Pós.
• A planilha disponível neste link pode ajudá-lo a estimar a data mínima para agendamento da defesa.

• Sugestão de Composição da Comissão Examinadora:
  

 – Pós-Doutorandos/professores/pesquisadores/colaboradores/participantes temporários credenciados ou cadastrados (por exemplo, coorientadores) no Instituto ou no Programa de Pós-Graduação do Instituto de Computação são considerados membros internos. Informações detalhadas sobre a composição das Comissões Examinadoras de defesa e o entendimento sobre a atuação deles como membros internos ou externos podem ser encontrados na Instrução Normativa PRPG Nº 01/2021.
– Se houver coorientador, ele só poderá ser membro da Comissão na ausência do orientador e a presidirá.
– A CPG do IC esclarece que Comissões Examinadoras compostas exclusivamente por ex-alunos do orientador não serão aprovadas.
– Para mais informações sobre a composição da Comissão Examinadora, consultar o Regimento Geral dos Cursos de Pós-Graduação

• Agendamento da data da defesa e aprovação da composição da Comissão Examinadora

Espera-se que o orientador realize um primeiro contato com os indicados para a Comissão Examinadora verificando a disponibilidade de participação no dia e hora combinados e verificando em qual situação ele se enquadra: membro externo ou membro interno.
Para auxiliar nesse procedimento providenciamos os seguintes modelos que podem ser utilizados para convite dos membros: Modelos de Convite.
Conforme previsto no Regimento Geral dos Cursos de Pós-Graduação, a definição da composição da Comissões Examinadoras deve ser aprovada pela Comissão de Pós-Graduação do IC.
Após aprovação pela CPG, eles receberão as cartas-convite e os membros externos serão consultados sobre os trâmites da vinda para Unicamp ou da participação na defesa por videoconferência.

• Recursos para custeio da vinda de membro externos (suspenso durante a pandemia)

Havendo disponibilidade de recursos financeiros o Programa de Pós-Graduação poderá custear a vinda de 01 membro externo para defesas de Mestrado e 02 membros externos para defesas de Doutorado(*) . Destacamos que o IC também dispõe de infraestrutura para viabilizar a participação na defesa por videoconferência.
Importante: Não será pago nenhum tipo de auxílio financeiro para vinda de participantes que residam na Região Metropolitana de Campinas.

(*) OBS – Para defesas marcadas a partir de outubro/2019, o apoio financeiro dado pela CPG será:

• Doutorado: Será custeada a vinda de até dois membros externos.
• Mestrado: Recomenda-se o uso de videoconferência, no entanto a CPG pode apoiar a vinda de um membro externo através de pagamento um auxílio diário CAPES no valor de R$ 320,00 (Não será pago passagem área, diária em hotel e despesas com transporte terrestre).

• Retorno presencial das defesas:

Até 30/04/2022 as defesas devem ser realizadas integralmente à distância devido à pandemia.

A partir de 01/05/2022 as defesas devem ocorrer de forma presencial, porém recomenda-se que a Comissão Examinadora seja prevista de forma que os membros externos participem por videoconferência (*) lembrando que deve ser mantida a proporção de membros internos e externos necessária prevista no Regimento Geral de Pós (a sugestão de Comissão Examinadora no início dos procedimentos atende a este requisito).

A CPG não custeará a vinda de membros externos para as defesas. Situações excepcionais podem ser atendidas mediante solicitação.

Ao solicitar a defesa no SIGA, caso ela seja híbrida ou integralmente remota, será necessário que o orientador justifique a necessidade para que a defesa não ocorra de forma presencial.

Para o caso de defesas híbridas nas quais apenas os membros externos à Instituição participarão por videoconferência, o orientador pode usar o seguinte texto:

“Defesa híbrida, com membros externos à Instituição participando de forma remota, conforme aprovado pela Comissão de Pós Graduação do Instituto (Parecer CPG 46/2022)”

Casos em que a defesa precise ser totalmente remota ou um membro interno da Comissão e/ou aluno deva(m) participar de forma remota, é necessário consultar previamente a CPG para obter a aprovação. Na solicitação, como justificativa, poderá ser apresentado a aprovação da CPG para esse caso particular.

• Utilização das salas para defesa

Recomendamos, em ordem de preferência, a utilização das salas 85 (Auditório do IC2), Auditório do IC3, sala 53 (Sala de reuniões do IC2) e 351, 352 ou 353 (Salas de aula do IC3).
A reserva da sala pode ser realizada pelo orientador via sistema de reservas ou o aluno pode solicitar à secretaria (sec-pos (@) ic.unicamp.br) através de e-mail.
Se houver previsão de uso de sistema de videoconferência, melhor começar o ordem de preferência pelo Auditório do IC3 (não considerar a sala 85).
 

Solicitação da Defesa

1 – Obter a aprovação no SIGA da Declaração de Ética.

• Acesse o SIGA (Sistema de Gestão Acadêmica) e solicite. O pedido deverá ser aprovado pelo seu orientador e validado pela Secretaria. Somente após esse procedimento, o sistema liberará o envio do pedido da defesa.
• Acesse pelo caminho “Vida Acadêmica” -> “Visualizar dados de dissertações e teses”.

Em caso de dúvidas, consultar Tutorial da DAC sobre o Fluxo do Comitê de Ética. (OBS: Esse tutorial está adaptado para a aprovação da declaração de ética na entrega de documentos da matrícula e mostra um caminho diferente de acesso, mas algumas telas podem ser úteis)

OBS – Alunos que estão desligados deverão aguardar o religamento para realizar esta etapa.

2 – Preencher o Formulário de Análise de Composição de Comissão Examinadora

• Preencha o Formulário de Análise de Composição de Comissão Examinadora
• Ao submeter o formulário, você receberá por email um PDF com as respostas informadas. Este arquivo deverá ser impresso, assinado por você e seu/sua orientador(a) e entregue à Secretaria de Pós-Graduação (as assinaturas poderão ser digitalizadas se desejar)

3 – Preencher as informações da defesa em dois ambientes:

• 3.1 – Formulário online que permitirá gerar os documentos associados à defesa:
  • Mestrado
  • Doutorado
• 3.2 – Preencher Formulário eletrônico no SIGA – Siga – Sistema de Gestão Acadêmica >  Identificação do Usuário > Vida acadêmica/Histórico Escolar > Dissertação/Teses

Em caso de dúvidas, consultar Tutorial Fluxo de Dissertações e Teses 

OBS: O aluno deverá subir um arquivo PDF com o texto da dissertação ou da tese. Este arquivo será encaminhado na carta convite para Comissão Examinadora. Caso o arquivo não seja a versão final, é responsabilidade do orientador (ou, a critério deste, do aluno) o envio por email do arquivo da dissertação ou tese aos membros da Comissão Examinadora.

O aluno precisa Salvar e Validar para que o sistema prossiga com a defesa. 

Até a defesa:

Os membros da Comissão Examinadora que participarão de forma remota receberão orientações sobre a videoconferência de forma automática alguns dias antes da defesa. Idealmente, a videoconferência deve ser utilizada apenas pelos membros externos à Unicamp que participarão da defesa. Pessoas interessadas em assistir à defesa devem ir presencialmente à sala da apresentação. No entanto, se houver interesse em compartilhar o link da videoconferência com outras pessoas, o aluno/orientador devem se atentar que não haverá serviço de ‘moderação’ da videoconferência durante a defesa e a tarefa de aprovar convidados deverá ficar a cargo do orientador ou alguém indicado por ele. Mais informações podem ser obtidas com o setor de informática do IC.

Após a defesa:

Providenciar a Ficha Catalográfica 

O aluno deverá solicitar a Ficha Catalográfica somente após a disponibilidade da ata da defesa no sistema SIGA. A solicitação deverá ser feita pela web no site da BIMECC (Biblioteca do IMECC), através do link: https://www.ime.unicamp.br/bimecc/ficha-catalografica (leia atentamente as instruções). A Ficha Catalográfica deverá ser inserida na versão final da dissertação/tese.
Para esta solicitação o aluno precisará da cópia digital da ata de sua defesa. Essa cópia (em PDF) poderá ser obtida pelo discente no sistema SIGA ou será enviada pela secretaria tão logo todas as assinaturas estejam colhidas.

Versão Final

O aluno deverá fazer o upload no SIGA, em até 60 dias, impreterivelmente, após a data da defesa da dissertação/tese.

Em até 50 dias o aluno deve:
Redigir o trabalho com a formatação de acordo com o padrão da Unicamp. Verificar se as páginas estão na ordem correta e se não há frases, figuras ou tabelas fora da margem. 
Assim que a versão final da Dissertação/Tese estiver pronta, deve enviar o arquivo PDF para sec-pos (@) ic.unicamp.br  para verificação da formatação.
Quando a Secretaria confirmar que está tudo correto, o aluno deve fazer o upload no SIGA até os 60 dias supracitados.

Pedimos uma atenção especial àqueles que receberam bolsas, de que cumpram os requisitos específicos de agradecimento e citação da bolsa recebida. 

Depois que o aluno enviar o arquivo, a Secretaria valida, o orientador valida e finaliza-se o processo dentro do IC. 

Após haverá tramitação entre PRPG, DAC e Biblioteca.

OBS –  Dissertações/Teses impressas
Caso queria exemplares impressos, o aluno pode contatar diretamente a Gráfica da Unicamp no dgagraor (@) unicamp.br pedindo orçamento e consultando a forma de pagamento e retirada.

Homologação e Diploma

Depois que a versão final é validada pelo orientador e disponibilizada à PRPG para homologação, se houver necessidade de eventuais correções ela poderá retornar ao aluno e/ou secretaria. 

Quando a homologação for efetivada, será gerada uma deliberação com autenticação eletrônica, que ficará armazenada no SIGA na seção Documentos e será enviada para o e-mail do aluno e orientador.

A Biblioteca Central receberá a dissertação/tese homologada para ser disponibilizada no acervo digital.

Quando a DAC gerar o diploma, o aluno receberá um e-mail. Caso queira uma versão impressa, deverá solicitar pessoalmente no atendimento da DAC.