Apoio Financeiro – Alunos em Eventos (PROEX)
A CPG pode fornecer auxílio para a participação de alunos do mestrado e/ou doutorado em eventos científicos no Brasil ou no exterior, com apresentação de artigo. Frisamos que o aluno deve estar ativo no Programa no período do evento. Recomendamos que os pedidos sejam encaminhados o mais cedo possível, pois existem prazos administrativos a serem cumpridos em cada uma das fases.
Destacamos alguns pontos de extrema importância que o aluno deve levar em conta antes de realizar o pedido de auxílio:
1- O auxílio fornecido tem caráter complementar. Espera-se que o interessado busque recursos em outras fontes de fomento.
2 – Evidências concretas de que o aluno e o orientador buscaram obter recursos adicionais (projetos vigentes, reservas técnicas, solicitação ao FAEPEX, Fapesp, etc.) fortalecem o pedido de auxílio à CPG e podem aumentar a prioridade de aprovação e caso a quota do orientador de recursos disponíveis anualmente no FAEPEX tenha sido esgotada em apoio a outros orientados, isso deve ser explicitado
3 – Os auxílios disponíveis através de recursos da pós-graduação visam cobrir a inscrição do evento e/ou diárias que não sejam cobertas por outras fontes de recursos;
4- Devido ao limitado orçamento disponível, considerando a demanda interna, historicamente, a CPG não consegue aprovar as solicitações em sua integralidade — mesmo quando há concessões complementares de outras fontes.
5 – Não há expectativa de aprovação de solicitações de pagamento de passagens, e, por isso, a consideração de tais pedidos só se dará nos casos excepcionais em que os itens 2. e 3., acima, estejam muito bem justificados
IMPORTANTE!
6- Para reembolso de inscrição internacional cujo pagamento tenha sido realizado de forma indireta, através de troca de moeda em casas de câmbio e congêneres, o reembolso será realizado com base na conversão da referida moeda para Real (BRL) através do “Conversor de Moedas” do site do Banco Central do Brasil (https://www.bcb.gov.br/conversao). Para o cálculo, será utilizada a data de pagamento descrita na Invoice ou a data em que o cheque para pagamento for emitido, o que for mais vantajoso ao aluno. Neste caso será reembolsado apenas o valor da inscrição convertido em reais.
Para reembolso de inscrição internacional cujo pagamento tenha sido realizado por boletos, transferências bancárias e cartão de crédito, ou seja, de forma direta e com as taxas automaticamente definidas tais como IOF, essas taxas serão reembolsadas juntamente com o valor da inscrição.
O Programa não financiará participação de evento apenas com pôsteres ou resumos.
A CPG tem procurado fornecer auxílio para todas as participações em eventos qualificados (com Qualis). Cabe ao aluno e orientador, em caso de evento não qualificado no passado, levantar e descrever as características que levariam o evento a ser classificado no Qualis. Embora a CPG tenha ciência da multiplicidade e méritos nas diferentes áreas, em razão da limitação de recursos para auxiliar a participação em eventos a CPG priorizará eventos melhor qualificados nas análises.
Trabalhos publicados e sua divulgação, sob qualquer forma de comunicação ou por qualquer veículo e quando vinculados às atividades apoiadas pela CAPES, deverão, obrigatoriamente, no idioma da divulgação, fazer menção expressa ao fato de o trabalho ter recebido apoio material e/ou financeiro da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior – CAPES – Brasil.
A Portaria CAPES nº 206 de 04/09/2018, destaca:
Art. 1º Os trabalhos produzidos ou publicados, em qualquer mídia, que decorram de atividades financiadas, integral ou parcialmente, pela CAPES, deverão, obrigatoriamente, fazer referência ao apoio recebido.
Art. 2º Para fins de identificação da fonte de financiamento fica autorizada a utilização do código 001 para todos os financiamentos recebidos.
Art. 3º Deverão ser usadas as seguintes expressões, no idioma do trabalho:
“O presente trabalho foi realizado com apoio da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior – Brasil (CAPES) – Código de Financiamento 001
“This study was financed in part by the Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior – Brasil (CAPES) – Finance Code 001”
O que pode ser pago/reembolsado?
I – taxa de inscrição
II – auxílio diário, previsto em norma específica da Capes;.
III – passagem aérea ou terrestre (em situações especiais e justificadas)
Como solicitar e quando?
De preferência até 7 dias após o aceite, sendo que, quanto mais perto da data do evento, menor é a chance de que o processo seja possível. Deve ser feito através do formulário:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdAPYAJJgVZOtcNUilXcutLheKroUDDVZQRjg-I3rfiIR2vBQ/viewform
– A CPG prioriza o pagamento de diárias e/ou inscrição e recomenda que, devido ao caráter complementar, a aquisição de passagem seja realizada com outras fontes de recursos.
-Se você solicitar passagem aérea, justifique por que a despesa com passagem deve ser realizada pela CPG e não por outra fonte de financiamento. Ainda, indicar rota, dia e horário de ida e volta, e estimativa de preço sabendo que:
- caso o pedido de auxílio seja aprovado, para a prestação de contas, deverá haver coerência entre as informações indicadas na solicitação à CPG, na cotação e compra, e nos comprovantes de embarque.
- a compra deverá ser realizada pela Secretaria de Pós-Graduação;
- taxas e valores associados a alteração de voo correrão às custas do interessado e, em caso de cancelamento ou desistência, o valor integral da compra deverá ser devolvido à CPG.
Quando receber os valores aprovados?
I – taxa de inscrição: Reembolso mediante apresentação de documento que comprove o pagamento da inscrição.
II – auxílio diário: 05 dias antes do evento com posterior apresentação de certificado de participação ou através de reembolso quando do retorno do evento mediante apresentação de certificado de participação.
III – passagem aérea ou terrestre (em situações especiais e justificadas):
- Aérea: A Secretaria de Pós-Graduação realizará a compra.
- Terrestre: Reembolso quando do retorno do evento mediante apresentação de comprovante (esta despesa refere-se ao transporte usado para ir até o local/cidade do evento e não para gastos com locomoção no local do evento, que estão incluídos no item II)
Quando prestar contas?
Para todos os auxílios aprovados: em até 10 dias após o retorno mediante apresentação de todos os comprovantes.
Como prestar contas:
I – Taxa de inscrição:
– Comprovante do pagamento da inscrição: Sempre que possível, o aluno deverá solicitar um recibo referente ao pagamento da inscrição no nome de:
Luiz Fernando Bittencourt – CAPES/PROEX – 0327/2021
Não apresentar este comprovante implicará a devolução do valor integral à CPG. (OBS: Principalmente para eventos internacionais, pode ser inviável obter este documento da forma requerida e nestes casos o pagamento deverá sair no nome do aluno e a CPG irá reembolsá-lo. Veja orientações no item 6 acima)
Para fins de reembolso da Taxa de inscrição, não serão aceitos combos de associações ou de outros eventos fornecidos pelo evento a menos que o preço final final seja menor ou igual ao do valor da inscrição, isoladamente.
– Certificado de participação no evento.
II – Auxílio diário:
– Certificado de Participação
Importante: Não apresentar os comprovantes da forma e no tempo requeridos podem implicar o não pagamento do que foi aprovado ou a devolução do gasto já executado (valor já pago ao aluno).
III – Passagem aérea ou terrestre:
– Pesquisa de preço para passagem aérea (3 cotações no mínimo) – Será realizada pela Secretaria de Pós-Graduação
– Passagem (documento da compra) – Será realizada pela Secretaria de Pós-Graduação.
– Cartão de embarque/canhotos da viagem
– Certificado de Participação
Alterações realizadas pela companhia aérea ou pelo passageiro devem ser esclarecidas na apresentação dos comprovantes.
Observações importantes que devem ser consideradas:
– O Qualis informado no formulário deve ser obtido com base no roteiro que pode ser baixado aqui (Informação sobre Novo Qualis-CC)
– Não serão aceitos comprovantes em nomes de terceiros.
– Orientador e aluno são corresponsáveis pela comprovação das despesas para as quais foi aprovado o reembolso.
– A despesas (em especial passagem aérea) não podem ser adquiridas de forma parcelada.
– Não são aceitos como comprovantes os canhotos gerados pelo uso de cartões de débito e crédito.
– A precisão das informações é de responsabilidade do solicitante.
– Para viagens internacionais, a Unicamp determina que todos os alunos devem estar cobertos por seguro viagem que pode ser realizado pela própria Unicamp.