Procedimentos e Formulários para Defesa de Mestrado e Doutorado

O processo de defesa de Mestrado e de Doutorado é a conclusão da trajetória do aluno no curso.
Todos os documentos e dados fornecidos durante o processo abaixo devem ser conferidos cuidadosamente pelo aluno e orientador.
Os prazos devem ser cumpridos para que tudo ocorra normalmente e que eventuais imprevistos possam ser sanados até a realização da defesa e sua posterior homologação.

Leia atentamente o roteiro abaixo. A maioria dos procedimentos iniciais dependem dos alunos e dos orientadores. Seguir as orientações permitirá que todo o processo transcorra com maior eficiência.

Antes de solicitar a defesa:

• O aluno dever ter cumprido todos os requisitos do Programa de Pós-Graduação;
• As eventuais coorientações existentes devem estar devidamente registradas no sistema e-DAC – alguns pedidos de coorientação dependem de análise e aprovação da Comissão de Pós-Graduação (CPG) do IC e de trâmites administrativos que demandam tempo, tornando inviável o registro da coorientação se não for solicitada com antecedência.
• O aluno deve solicitar a verificação completa de sua situação acadêmica: enviar e-mail para sec-pos (@) ic.unicamp.br informando o seu nome completo (sem abreviações), RA, e o curso, solicitando a verificação de sua situação acadêmica para checagem dos requisitos obrigatórios, de acordo com o regulamento da Pós-Graduação;
• Alunos de Doutorado devem preencher o Formulário de Publicação, imprimir e entregar na Secretaria de Pós-Graduação devidamente assinado (pelo aluno e pelo orientador). Juntamente com a entrega do formulário o aluno deverá enviar os PDFs dos artigos citados por e-mail à secretaria.
• Alunos que apresentem o trabalho no formato alternativo devem preencher o Formulário de Formato Alternativo, imprimir e entregar na Secretaria de Pós-Graduação devidamente assinado (pelo aluno e pelo orientador). Juntamente com a entrega do formulário o aluno deverá enviar os PDFs dos artigos publicados ou submetidos que fazem parte do trabalho e as autorizações das editoras no caso de artigos publicados. Caso já tenha uma primeira versão da dissertação ou tese, deve enviá-la também para análise.
• Enviar Relatório de Verificação de Escrita Original (https://sbu.unicamp.br/turnitin/) conforme orientações da Instrução Normativa  da CPG 01/2021  acompanhada do formulário que deve ser preenchido e entregue assinado pelo orientador e pelo aluno. A ferramenta de verificação utilizada deve ser aplicada a uma versão do texto que contenha parte substancial do trabalho, excluída a bibliografia. Através do formulário assinado, orientador e aluno se comprometem a manter os níveis requeridos de similaridade nas revisões seguintes e principalmente na versão final. OBSs: 1) Recomendamos que seja selecionada a opção de não armazenar o arquivo submetido na base de dados do turnitin. 2) O prof. orientador tem acesso à ferramenta e pode conceder acesso ao aluno para enviar o relatório. 3) Há também um acesso que pode ser feito diretamente pelo aluno no link supracitado.
• Repositório de Dados de Pesquisa da Unicamp (REDU)
  É obrigatória, no momento da entrega da versão final, a inserção no e-DAC do(s) DOI(s) referente(s) aos metadados e depósito de dados digitais produzidos por teses e dissertações. Veja detalhes aqui.

Ao solicitar a defesa tenha em mente:

• Prazos de solicitação de defesa:

• Não considerar o período de recesso de final de ano para a contagem do prazo de entrega de documentos na secretaria de Pós.
• A planilha disponível neste link pode ajudá-lo a estimar a data mínima para agendamento da defesa.

• Sugestão de Composição da Comissão Examinadora:
  

– OBS: Esta é uma sugestão de composição. Sempre é possível substituir um membro interno por um externo. Para detalhes, consulte a Instrução Normativa PRPG Nº 01/2021.

 – Pós-Doutorandos/professores/pesquisadores/colaboradores/participantes temporários credenciados ou cadastrados (por exemplo, coorientadores) no Instituto ou no Programa de Pós-Graduação do Instituto de Computação são considerados membros internos. Informações detalhadas sobre a composição das Comissões Examinadoras de defesa e o entendimento sobre a atuação deles como membros internos ou externos podem ser encontrados na Instrução Normativa PRPG Nº 01/2021.
– Se houver coorientador, ele só poderá ser membro da Comissão na ausência do orientador e a presidirá.
– A CPG do IC esclarece que Comissões Examinadoras compostas exclusivamente por ex-alunos do orientador não serão aprovadas.
– Para mais informações sobre a composição da Comissão Examinadora, consultar o Regimento Geral dos Cursos de Pós-Graduação

• Agendamento da data da defesa e aprovação da composição da Comissão Examinadora

Espera-se que o orientador realize um primeiro contato com os indicados para a Comissão Examinadora verificando a disponibilidade de participação no dia e hora combinados e verificando em qual situação ele se enquadra: membro externo ou membro interno.
Para auxiliar nesse procedimento providenciamos os seguintes modelos que podem ser utilizados para convite dos membros: Modelos de Convite.
Conforme previsto no Regimento Geral dos Cursos de Pós-Graduação, a definição da composição da Comissões Examinadoras deve ser aprovada pela Comissão de Pós-Graduação do IC.
Após aprovação pela CPG, eles receberão as cartas-convite e os membros externos serão consultados sobre os trâmites da vinda para Unicamp ou da participação na defesa por videoconferência.

• Recursos para custeio da vinda de membro externos (suspenso durante a pandemia)

Havendo disponibilidade de recursos financeiros o Programa de Pós-Graduação poderá custear a vinda de 01 membro externo para defesas de Mestrado e 02 membros externos para defesas de Doutorado(*) . Destacamos que o IC também dispõe de infraestrutura para viabilizar a participação na defesa por videoconferência.
Importante: Não será pago nenhum tipo de auxílio financeiro para vinda de participantes que residam na Região Metropolitana de Campinas.

(*) OBS – Para defesas marcadas a partir de outubro/2019, o apoio financeiro dado pela CPG será:

• Doutorado: Será custeada a vinda de até dois membros externos.
• Mestrado: Recomenda-se o uso de videoconferência, no entanto a CPG pode apoiar a vinda de um membro externo através de pagamento um auxílio diário CAPES no valor de R$ 320,00 (Não será pago passagem área, diária em hotel e despesas com transporte terrestre).

• Retorno presencial das defesas:

Até 30/04/2022 as defesas devem ser realizadas integralmente à distância devido à pandemia.

A partir de 01/05/2022 as defesas devem ocorrer de forma presencial, porém recomenda-se que a Comissão Examinadora seja prevista de forma que os membros externos participem por videoconferência (*) lembrando que deve ser mantida a proporção de membros internos e externos necessária prevista no Regimento Geral de Pós (a sugestão de Comissão Examinadora no início dos procedimentos atende a este requisito).

A CPG não custeará a vinda de membros externos para as defesas. Situações excepcionais podem ser atendidas mediante solicitação.

Ao solicitar a defesa no e-DAC, caso ela seja híbrida ou integralmente remota, será necessário que o orientador justifique a necessidade para que a defesa não ocorra de forma presencial.

Para o caso de defesas híbridas nas quais apenas os membros externos à Instituição participarão por videoconferência, o orientador pode usar o seguinte texto:

“Defesa híbrida, com membros externos à Instituição participando de forma remota, conforme aprovado pela Comissão de Pós Graduação do Instituto (Parecer CPG 46/2022)”

Casos em que a defesa precise ser totalmente remota ou um membro interno da Comissão e/ou aluno deva(m) participar de forma remota, é necessário consultar previamente a CPG para obter a aprovação. Na solicitação, como justificativa, poderá ser apresentado a aprovação da CPG para esse caso particular.

• Utilização das salas para defesa

Recomendamos, em ordem de preferência, a utilização das salas 85 (Auditório do IC2), Auditório do IC3, sala 53 (Sala de reuniões do IC2) e 351, 352 ou 353 (Salas de aula do IC3).
A reserva da sala pode ser realizada pelo orientador via sistema de reservas ou o aluno pode solicitar à secretaria (sec-pos (@) ic.unicamp.br) através de e-mail.
 

Solicitação da Defesa

1 – Obter a aprovação no e-DAC da Declaração de Ética.

• Acesse o e-DAC e solicite. O pedido deverá ser aprovado pelo seu orientador e validado pela Secretaria. Somente após esse procedimento, o sistema liberará o envio do pedido da defesa.

OBS – Alunos que estão desligados deverão aguardar o religamento para realizar esta etapa.

2 – Preencher o Formulário de Análise de Composição de Comissão Examinadora

• Preencha o Formulário de Análise de Composição de Comissão Examinadora
• Ao submeter o formulário, você receberá por email um PDF com as respostas informadas. Este arquivo deverá ser impresso, assinado por você e seu/sua orientador(a) e entregue à Secretaria de Pós-Graduação (as assinaturas poderão ser digitalizadas se desejar)

3 – Preencher as informações da defesa em dois ambientes:

• 3.1 – Formulário online que permitirá gerar os documentos associados à defesa:
  • Mestrado
  • Doutorado
• 3.2 – Preencher Formulário eletrônico no e-DAC.

Em caso de dúvidas, consultar Tutorial Fluxo de Dissertações e Teses.

OBS: O aluno deverá subir um arquivo PDF contendo a versão completa e adequada do texto da dissertação ou tese, já pronta para a leitura da Comissão Examinadora. Este arquivo será encaminhado automaticamente na carta-convite aos membros da banca. O texto submetido deve corresponder ao material analisado pelo Turnitin; caso a verificação de similaridade tenha sido feita em uma versão preliminar, o aluno e o orientador garantem que a versão submetida mantém os mesmos níveis. Caso ocorram pequenos ajustes no texto após a solicitação no sistema, é responsabilidade do orientador (ou do aluno) enviar a versão atualizada por e-mail diretamente aos membros da banca.

O aluno precisa Salvar e Enviar para que o sistema prossiga com a defesa. 

Até a defesa:

Os membros da Comissão Examinadora que participarão de forma remota receberão orientações sobre a videoconferência de forma automática alguns dias antes da defesa. Idealmente, a videoconferência deve ser utilizada apenas pelos membros externos à Unicamp que participarão da defesa. Pessoas interessadas em assistir à defesa devem ir presencialmente à sala da apresentação. No entanto, se houver interesse em compartilhar o link da videoconferência com outras pessoas, o aluno/orientador devem se atentar que não haverá serviço de ‘moderação’ da videoconferência durante a defesa e a tarefa de aprovar convidados deverá ficar a cargo do orientador ou alguém indicado por ele. Mais informações podem ser obtidas com o setor de informática do IC.

Após a defesa:

Providenciar a Ficha Catalográfica 

Após a disponibilização da ata de defesa no sistema e-DAC (ou envio pela secretaria), o aluno deve solicitar a Ficha Catalográfica pelo site da BIMECC, seguindo atentamente as instruções e inserindo o documento final na versão definitiva da dissertação ou tese.

Versão Final

O aluno deverá fazer o upload no e-DAC, em até 60 dias, impreterivelmente, após a data da defesa da dissertação/tese.

Em até 50 dias o aluno deve:
Redigir o trabalho com a formatação de acordo com o padrão da Unicamp. Verificar se as páginas estão na ordem correta e se não há frases, figuras ou tabelas fora da margem. 
Assim que a versão final da Dissertação/Tese estiver pronta, deve enviar o arquivo PDF para sec-pos (@) ic.unicamp.br  para verificação da formatação.
Quando a Secretaria confirmar que está tudo correto, o aluno deve fazer o upload no sistema até os 60 dias supracitados.

Pedimos uma atenção especial àqueles que receberam bolsas, de que cumpram os requisitos específicos de agradecimento e citação da bolsa recebida. 

Depois que o aluno enviar o arquivo, a Secretaria valida, o orientador valida e finaliza-se o processo dentro do IC. 

Após haverá tramitação entre PRPG, DAC e Biblioteca.

OBS –  Dissertações/Teses impressas
Caso queria exemplares impressos, o aluno pode contatar diretamente a Gráfica da Unicamp no dgagraor (@) unicamp.br pedindo orçamento e consultando a forma de pagamento e retirada.

Homologação e Diploma

Depois que a versão final é validada pelo orientador e disponibilizada à PRPG para homologação, se houver necessidade de eventuais correções ela poderá retornar ao aluno e/ou secretaria. 

Quando a homologação for efetivada, será gerada uma deliberação com autenticação eletrônica, que ficará armazenada no e-DAC na seção Documentos e será enviada para o e-mail do aluno e orientador.

A Biblioteca Central receberá a dissertação/tese homologada para ser disponibilizada no acervo digital.

Quando a DAC gerar o diploma, o aluno receberá um e-mail. Caso queira uma versão impressa, deverá solicitar pessoalmente no atendimento da DAC.